Uwaga: Informacje poniżej dotyczą wizytówki biznesowej, jednak jest to najbardziej „bezpieczna” forma wizytówki w każdej relacji.
Artyści, dziennikarze, agencje reklamowe itp. często stosują wizytówki bardzo kolorowe, zawierające motto lub fragment wiersza, czasami mające różne kształty – wszystko po to, aby pokazać swą indywidualność i wyróżnić się na rynku. Wizytówka zrobiona z materiału, który wiąże się z działalnością firmy, np. z drewna, plastiku, gumy jest także bardziej ciekawa dla osoby, której zostaje wręczona.
- Wygląd wizytówki
Ważne jest dostosowanie wyglądu wizytówki do wizerunku, jaki osoba lub firma chce posiadać na rynku. Wizytówka biznesowa powinna być drukowana jednostronnie, na sztywnym kartoniku, w jasnym kolorze (najlepiej białym). Można wykorzystać papier gładki, ozdobny, satynowany. Standardowo powinna mieć wymiary prostokąta 9x5 cm.
Strona górna wizytówki (recto), zadrukowana, może mieć fakturę gładką lub chropowatą, ozdobną. Strona spodnia (verso) powinna być pusta – wykorzystuje się ją do ewentualnego zapisania informacji (zawsze należy rozpocząć zapisywanie informacji na stronie zadrukowanej).
Spotykane jest drukowanie wizytówek z informacjami po polsku, a na odwrocie z tymi samymi informacjami w innym języku – w takich sytuacjach lepiej mieć jednak wizytówki w dwu odrębnych wersjach językowych. Jest to bardziej eleganckie.
Dane na wizytówce najczęściej są drukowane jednym lub dwoma kolorami (zwykle czarny, granatowy lub ciemnoszary) – wystarczy też użycie najwyżej dwu rodzajów, krojów i rozmiarów czcionki (dla wyróżnienia imienia i nazwiska). Można zastosować też druk wypukły, w kolorze, gdy zamieszcza się np. logo firmy.
Na wizytówce biznesowej podaje się: imię i nazwisko, poniżej zajmowane stanowisko, w dolnych rogach wizytówki nazwę oraz adres miejsca pracy z kodem pocztowym, numery telefonów i e-mail. Logo firmy zamieszcza się albo w centrum wizytówki, nad imieniem i nazwiskiem, albo przy danych adresowych.
Nie należy łączyć na wizytówce informacji związanych z pracą z informacjami prywatnymi – poza sytuacjami wyjątkowymi, gdy ktoś posługuje się danymi prywatnymi w celach zawodowych (np. lekarz, który chce pozostać do dyspozycji pacjentów w miejscu pracy oraz poza nim; akwizytor lub handlowiec, który chce być zawsze dostępny dla klienta).
Gdy zależy nam na podaniu prywatnego numeru telefonu, należy go dopisać odręcznie na zadrukowanej stronie wizytówki (nie na odwrocie, ponieważ zwykle się tam nie zagląda), najlepiej w chwili przekazywania wizytówki.
- Wręczanie wizytówek
Idąc na spotkanie służbowe do czyjegoś biura, wizytówkę warto przekazać sekretarce, bo to ona wprowadza i przedstawia gościa. Jeżeli sytuacja tego wymaga, drugą wizytówkę należy przekazać osobie, z którą byliśmy umówieni.
W przypadku spotkań służbowych wizytówki wymienia się najczęściej na początku spotkania, podczas towarzyskich – na koniec spotkania.
Logicznym uzasadnieniem tej reguły jest fakt, że w przypadku spotkania służbowego najlepiej na samym początku ustalić tytuły i hierarchię osób, które się spotykają, co ułatwi porozumiewanie się i przebieg spotkania – jest to forma przedstawiania się. Wówczas wizytówkę należy wręczyć wszystkim uczestnikom spotkania.
Nie jest jednak błędem wymiana wizytówek również w trakcie spotkania służbowego (gdy kontekst rozmowy akurat na to pozwala), lub nawet pod koniec spotkania, szczególnie jeśli dobrze wiemy, z kim prowadzimy rozmowę, a wizytówka oznacza tylko przekazanie danych kontaktowych.
Przy spotkaniach towarzyskich wizytówki wymienia się na koniec spotkania – co oznacza, że jesteśmy zainteresowani kontynuowaniem znajomości.
Wymianę wizytówek w sytuacjach biznesowych inicjuje osoba wyższa rangą lub pełniąca ważniejszą funkcję. Osoba obdarowana powinna zrewanżować się swoją wizytówką.
W przypadku spotkań grupowych stosuje się wyłącznie hierarchię zawodową (lub zaczyna od osób najstarszych), czyli nie wyróżnia się kobiet.
- Jak przechowywać wizytówki
W trakcie spotkań służbowych można wizytówkę odłożyć na stół, przy którym toczą się rozmowy lub schować. Najlepiej włożyć ją do swojego wizytownika, a jeśli nie mamy wizytownika, kobieta może schować wizytówkę do torebki a mężczyzna do wewnętrznej kieszeni marynarki (nigdy do kieszeni w spodniach czy portfela, choć czasami obserwuje się takie zachowania).
Elegancki wizytownik powinien być wykonany ze skóry lub lekkiego metalu i pomieścić 20-30 kart; ze względów praktycznych warto, aby miał dwie kieszenie – na wizytówki własne i otrzymane.
W trakcie spotkań grupowych, targów, konferencji zwykle otrzymujemy kilka nowych wizytówek. Otrzymane wizytówki warto opisać, np. dopisując, kiedy i przy jakiej okazji zostały nam wręczone, np. 9.05.2014 „Medycyna i Pasje”. To ułatwi później dokładne przypomnienie sobie okoliczności i osoby, która przekazała nam wizytówkę.
- Wizytówka w mailu
Warto wspomnieć o wizytówkach elektronicznych, automatycznie dołączanych do e-maili. To wygodna forma przypominania swoich danych służbowych. Tu zwykle, poza imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem, nazwą firmy podaje się numer telefonu, faksu i adres internetowy – firmy mają obowiązek podać też pełen adres siedziby oraz dane, takie jak: numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, NIP, Regon, wysokość kapitału zakładowego, a czasami także klauzulę poufności e-maili.
Dorota Partyka
Dyrektor Ds. Wydawniczych
Wydawnictwo Czelej
trener biznesu, coach
