Okazuje się, że do skutecznego zarządzania potrzebne jest tak naprawdę niewiele. Wystarczy jedna minuta – by ustalić i skontrolować cele, pochwalić pracowników za efekty oraz udzielić reprymendy za błędy. Tak twierdzi Ken Blanchard, legendarny ekspert, z czym zgadzają się tysiące menadżerów i dyrektorów.
Jednominutowe zarządzanie upraszcza nasze myślenie o podejmowaniu decyzji oraz kontaktach z pracownikami. Często bijemy się z myślami. Zbieramy setki skomplikowanych informacji. Rozpatrujemy sprawę z wielu różnych stron. Jest to potrzebne – oczywiście – ale na etapie przygotowań. Podczas faktycznego spotkania należy podejmować konkretne działania. W przeciwnym razie wszyscy tracą czas, a dodatkowo nie zostają podjęte żadne decyzje naprawcze.
Jednominutowy cel to taki, którego przeczytanie trwa najwyżej minutę. Nie oznacza to, że jest on trywialny czy błahy. Po prostu jest tak klarowny i jednoznaczny. Sformułowanie jednominutowych celów zwykle jest efektem wielu dni i tygodni pracy, wielu prób, zmian, dyskusji. Ale gdy już są, odwołanie się do nich, podejęcie decyzji w oparciu o nie trwa błyskawicznie.
Jednominutowa pochwała również trwa krótko. Jest natomiast treściwa, ponieważ mówisz podwładnemu, za co dokładnie go nagradzasz, chwalisz, dziękujesz. Żadnych uogólnień: „za jakość”, „za podjęte działania” czy „za zajęcie pierwszego miejsca”. Jeśli pracownik sprzedał coś szczególnie trudnemu klientowi, jeśli rozwiązał problem klienta w rekordowym czasie – niech dowie się o tym. Jednominutowa pochwała pokazuje, że przygotowujesz się do spotkań i dokładnie wiesz, kto i co robi dobrze. Wzmacnia twoją reputację, co z kolei napędza pracowników do starań o kolejne pochwały.
Jednominutowa reprymenda również nie trwa długo i wskazuje także na konkretne działanie, które wykonał pracownik. Z istotną różnicą: po jednominutowej reprymendzie należy wykonać jednominutową pochwałę. Pracownik musi wiedzieć, co zrobił źle, ale też musi mieć pozytywną motywację na przyszłość. Bez pochwalenia wróci on na stanowisko pracy w kiepskim nastroju, co wpłynie na wykonywaną dalej przez niego pracę.
Pojęcie „jednominutowości” nie jest oczywiście ograniczone do sześćdziesięciu sekund i ani jednej sekundy dłużej, ani jednej mniej. Chodzi o ogólną koncepcję szybkiego udzielania informacji zwrotnej pracownikom, podwładnym, a także każdej innej osobie (np. w rodzinie). Nie ma potrzeby (ani sensu ekonomicznego lub finansowego), by długo się kłócić czy godzinami roztrząsać szczegóły, przechodzimy nad celami, pochwałami i reprymendami. Zarządzanie nie może stać się celem samym w sobie, nie może zostać ważniejsze niż efektywna praca. Model jednominutowy zachowuje wysoką jakość, podkreślając jednocześnie, iż „mniej” znaczy „więcej”.
Mariusz Ludwiński
